Externe Evaluation – das TopKita Audit
Top Kita Siegel
Sie bemühen sich aktiv um Qualität in Ihrer Einrichtung?
Sie haben bereits eine Elternbefragung durchgeführt und das Team befragt?

Überprüfen Sie mit unserem Audit, ob sich die Expertensicht mit Ihren Einschätzungen deckt, und vergleichen Sie alle Sichtweisen im Qualitätsmonitor. 

Vorbereitung
Buchung, Terminabsprache und Vorbereitung

Die nächsten Schritte:

  • Terminabsprachen, 
  • der Austausch von Kontaktdaten,
  • das Bearbeiten und Hochladen des Dokumentennachweises und
  • das Hochladen des pädagogischen Konzepts. Selbstverständlich behandeln wir alle Dokumente vertraulich.
  • Starten Sie die Selbstevaluation. Sie und Ihr Team sollten mindestens sechs Wochen Zeit zur Beantwortung der Fragen haben. Die Selbstevaluation sollte idealerweise bis zum Audit abgeschlossen sein.
  • Führen Sie zur Vorbereitung des Audits eine Elternbefragung durch. Eltern benötigen mind. 10 Tage zur Beantwortung der Fragen unter Berücksichtigung der Ferienzeit. Beide Befragungen dienen dem oder den Auditor*innen zur Vorbereitung.

Tipp: Evtl. können Sie nach Durchführung der beiden Befragungen schon konkrete Themenbereiche benennen, die vom Auditor*innen-Team am Tag des Audits fokussiert werden sollen. Beide Befragungen sind sowohl Voraussetzung für einen wertvollen Audit-Termin als auch für den Erhalt des Zertifikats notwendig. 

Tipp: Markieren Sie gleich beim Bearbeiten des Dokumentennachweises alle Dokumente und Textstellen und legen Sie diese für das Audit bereit. Der oder die Auditor*innen werden genau diese Dokumente am Tag des Audits einsehen und prüfen.

Beispielablauf eines Audits von 8:30 bis 18:30 Uhr

8:30 Uhr: Der/die Auditor*innen kommen in Ihre Einrichtung, das Audit beginnt. Nach einer kurzen Vorstellung und einem Rundgang durch die Einrichtung werden der Kita-Alltag und die Kita-Prozesse Ihrer Einrichtung beobachtet. Der/die Auditor*innen durchlaufen die Einrichtung und wechseln zwischen den Gruppen bzw. den Betreuungspersonen, um möglichst vielfältige Situationen zu erleben. Bestandteile sind: 

  • Begrüßungssituation
  • Frühstückssituation
  • Freispielphase in unterschiedlichen Situationen/Räumlichkeiten
  • Teilnahme an Gemeinschaftsaktivität (Morgenkreis, Singkreis, Stuhlkreis, Kinderkonferenz etc.)
  • Aktivitäten der Bildungsbereiche
  • Hygienebestimmungen (Wickellisten, Händewaschen etc.)
  • Mittagessen
  • Übergang in Ruhe- und Schlafphase

13:30 Uhr: Am Nachmittag zieht sich der/die Auditor*innen zurück, um die Dokumentenprüfung vorzunehmen und die Bewertung zu starten.   

17:30 Uhr: Im Anschluss werden offene Punkte mit der Leitung besprochen. Die Leitung erhält ein separates, mündliches Feedback zum Tag. 

18:00 Uhr: In der Teamsitzung erhält das gesamte Team eine mündliche Rückmeldung des Auditor*innen-Teams. Die Teamsitzung dauert regulär 30 Minuten. (Bitte teilen Sie uns bei der Buchung des Audits mit, wenn diese Uhrzeit für Sie unpassend ist).

18:30 Uhr: Mit Ende der Teamsitzung endet der Audit-Tag, das Auditor*innen-Team verabschiedet sich.

Nachbereitung & Workshop
Auditbericht

Innerhalb von zwei Wochen nach dem Audit-Tag verfasst der Auditor/die Auditorin den schriftlichen Bericht, der Ihnen über die Plattform in Ihrer Verwaltungsoberfläche oder per E-Mail zur Verfügung gestellt wird. 

 

Qualitätsworkshop

Ein Qualitätsworkshop, den der oder die Auditor*in bei Ihnen im Haus oder online hält, ist Teil des TopKita Zertifizierungs-Audits und gehört ebenso zum Gesamtpaket wie die Elternbefragung, die Selbstevaluation und das Audit. Dieser folgt in der Regel kurz nach dem Audit und ist als abschließender Qualitätsbaustein des Audits zu verstehen. 

Der Workshop hilft Ihrem Team dabei, Ergebnisse aus den drei Instrumenten abzuleiten und zu verstehen. Während des Workshops werden die Ergebnisse ausführlich erklärt, es ist Zeit auf Fragen einzugehen und bei Unklarheiten können auch die Merkmale aus dem Bewertungsbogen zu Rate gezogen werden. Der Qualitätsworkshop kann als Auftaktveranstaltung zur internen Weiterentwicklung und der weiteren Arbeit an den Verbesserungsmaßnahmen in den Entwicklungsfeldern bezeichnet werden. Hierfür hat die Kita ein knappes Jahr Zeit. Es folgt die erneute Überprüfung des Erfolgs der umgesetzten Maßnahmen und Veränderungen.  

 

Zertifikat

Herzlichen Glückwunsch zum Erhalt des TopKita Zertifikats. Dieses ist ein Jahr gültig und wird Ihnen ebenfalls über die Plattform, per E-Mail und postalisch zugestellt. Auf Wunsch können Sie die Ergebnisse veröffentlichen. Alle Details zum Zertifikat können Sie hier nachlesen. 

 

Feedback für uns

Damit auch wir uns stetig entwickeln und verbessern können, erhalten Sie nach dem Qualitätsworkshop zwei kurze Fragebögen. Einer bezieht sich in der Hauptsache auf die Instrumente und Ihre Einschätzung dazu, wie hilfreich Sie diese für den Kita-Alltag finden. Der andere Fragebogen bezieht sich vor allem auf den oder die Auditor*in und das gesamte drum herum samt Organisation und Durchführung des Audits und des Workshops. Über den Feedbackbogen sorgen wir für den Bewertungsausgleich. Nicht nur wir bewerten Ihre Kita, auch Sie bewerten unsere Dienstleistung. Wir geben Ihnen gleichzeitig die Möglichkeit, Lob & Kritik sachlich vorzubringen. Denn auch bei uns intern leben wir eine positive Fehlerkultur und wollen aus Fehlern Rückschlüsse ziehen und lernen. Natürlich freuen wir uns auch sehr über positive Rückmeldungen.   

Nach dem Audit ist vor dem Audit - Wie geht es weiter?
Vorbereitung

Maßnahmen entwickeln und dokumentieren

  • Sie kennen Ihre Entwicklungsbereiche aus dem Auditbericht und dem Qualitätsworkshop und haben mit dem Team Maßnahmen zur Verbesserung entwickelt.
  • Dokumentieren Sie den Ist Stand laut Auditbericht der genannten Entwicklungsbereiche in der von uns mit dem Auditbericht übersendeten Vorlage für das Überwachungsaudit.
  • Dokumentieren Sie die Maßnahmen und deren Zielerreichung. Am wirkungsvollsten stellen Sie diese zusammen mit einer internen Bewertung der Zielerreichung sowie einer internen Einschätzung der positiven Wirkung in Bezug auf die Ausgangsthematik dar.
  • Belegen Sie die Veränderung mit aussagekräftigen Fotos und benennen Sie diese passend, so dass der oder die Auditor*in bei der Überprüfung keine Zuordnungsschwierigkeiten hat. 
  • Diese Arbeit können Sie auch über das gesamte Jahr verteilen.  

Befragungen starten

  • Führen Sie vor dem Überwachungsaudit-Termin eine neue Selbstevaluation durch.
  • Starten Sie vor dem Überwachungsaudit-Termin eine neue Elternbefragung.
Ablauf

Wenn Sie alle Vorarbeiten veranlasst haben, sind Sie bereits für das Überwachungsaudit.

Buchung des Überwachungs-Audit

  • Buchen Sie Ihr Überwachungs-Audit über die Plattform oder kontaktieren Sie uns per E-Mail.

Ablauf Überwachungs-Audit

  • Zum vereinbarten Termin übermitteln Sie die oben beschriebenen Dokumente an den oder die Ihnen zugeteilte Auditor*in. Üblicherweise wird dies der oder die hauptverantwortliche Auditor*in des Zertifizierungs-Audits des Vorjahres sein.
  • Der oder die Auditor*in überprüft den Fortschritt und die Zielerreichung Ihrer definierten Themenfelder und Maßnahmen und beurteilt anhand der Dokumente Ihre Qualitätsentwicklung im vergangenen Jahr.
Nachbereitung

Bericht

  • Der oder die Auditorin verfasst einen Überwachungsauditbericht.
  • Der Bericht enthält Empfehlungen für Bereiche, die sich für Weiterentwicklungsmaßnahmen im kommenden Jahr besonders eignen.  
  • Der Bericht wird der Kita per E-Mail zugestellt.

Verlängerung der Zertifizierung

  • Der oder die Auditor*in entscheidet anhand der geprüften Unterlagen und anhand des verfassten Berichts, ob die umgesetzten Verbesserungsmaßnahmen, der Grad der Zielerreichung und die Arbeit an der Qualität im Haus dafür ausreichen, das im Vorjahr erworbene Zertifikat, um ein weiteres Jahr zu verlängern.
  • Das Zertifikat wird bei Verlängerung erneuert per E-Mail und postalisch zugestellt. Das Zertifikat hat eine Gültigkeit von einem Jahr. 

Was kommt danach, wie geht es weiter? 

Im dritten Jahr startet der Qualitäts-Zyklus von vorne und Sie vereinbaren wieder einen Termin für ein neues Zertifizierungs-Audit

Preis-Staffelung Experten-Audit
 
Schaubild Zertifizierungsaudit Kosten 1. Jahr
Schaubild Überwachungsaudit Kosten 2. Jahr

Das TopKita Zertifikat

Welche Voraussetzungen Sie erfüllen müssen, um ein TopKita Zertifikat zu erhalten, können Sie hier nachlesen.  

Hier geht es zur TopKita Zertifizierung

Rund um das Audit

Weitere TopKita Instrumente Schritt für Schritt erklärt