Externe Evaluation – das TopKita Audit
Sie bemühen sich aktiv um Qualität in Ihrer Einrichtung?
Sie haben bereits eine Elternbefragung durchgeführt und das Team befragt?
Überprüfen Sie mit unserem Audit, ob sich die Expertensicht mit Ihren Einschätzungen deckt und vergleichen Sie alle Sichtweisen im Qualitätsmonitor.
Ablauf, Buchung, Terminabsprache und Vorbereitung
- Bestellen Sie das Audit per E-Mail oder über das Bestellformular.
Die nächsten Schritte:
- Terminabsprachen,
- der Austausch von Kontaktdaten,
- das Bearbeiten und Hochladen des Dokumentennachweises und
- das Hochladen des pädagogischen Konzepts. Selbstverständlich behandeln wir alle Dokumente vertraulich.
- Starten Sie die Selbstevaluation. Sie und Ihr Team sollten mindestens sechs Wochen Zeit zur Beantwortung der Fragen haben. Die Selbstevaluation sollte idealerweise bis zum Audit abgeschlossen sein.
- Führen Sie zur Vorbereitung des Audits eine Elternbefragung durch. Eltern benötigen mind. 10 Tage zur Beantwortung der Fragen unter Berücksichtigung der Ferienzeit. Beide Befragungen dienen dem oder den Auditor*innen zur Vorbereitung.
Tipp: Evtl. können Sie nach Durchführung der beiden Befragungen schon konkrete Themenbereiche benennen, die vom Auditor*innen-Team am Tag des Audits fokussiert werden sollen. Beide Befragungen sind sowohl Voraussetzung für einen wertvollen Audit-Termin als auch für den Erhalt des Zertifikats notwendig.
Tipp: Markieren Sie gleich beim Bearbeiten des Dokumentennachweises alle Dokumente und Textstellen und legen Sie diese für das Audit bereit. Der oder die Auditor*innen werden genau diese Dokumente am Tag des Audits einsehen und prüfen.
Beispielablauf eines Audits von 8:30 bis 18:30 Uhr
8:30 Uhr: Der/die Auditor*innen kommen in Ihre Einrichtung, das Audit beginnt. Nach einer kurzen Vorstellung und einem Rundgang durch die Einrichtung werden der Kita-Alltag und die Kita-Prozesse Ihrer Einrichtung beobachtet. Bestandteile sind:
- Begrüßungssituation
- Frühstückssituation
- Freispielphase in unterschiedlichen Situationen/Räumlichkeiten
- Teilnahme an Gemeinschaftsaktivität (Morgenkreis, Singkreis, Stuhlkreis, Kinderkonferenz etc.)
- Aktivitäten der Bildungsbereiche
- Hygienebestimmungen (Wickellisten, Händewaschen etc.)
- Mittagessen
- Übergang in Ruhe- und Schlafphase
13:30 Uhr: Am Nachmittag zieht sich der/die Auditor*innen zurück, um die Dokumentenprüfung vorzunehmen und die Bewertung zu starten.
17:30 Uhr: Im Anschluss werden offene Punkte mit der Leitung besprochen. Die Leitung erhält ein separates, mündliches Feedback zum Tag.
18:00 Uhr: In der Teamsitzung erhält das gesamte Team eine mündliche Rückmeldung des Auditor*innen-Teams. Die Teamsitzung dauert regulär 30 Minuten. (Bitte teilen Sie uns bei der Buchung des Audits mit, wenn diese Uhrzeit für Sie unpassend ist).
18:30 Uhr: Mit Ende der Teamsitzung endet der Audit-Tag, das Auditor*innen-Team verabschiedet sich.
Nachbereitung - Zertifizierung
Innerhalb von zwei Wochen nach dem Audit-Tag verfasst der Auditor/die Auditorin den schriftlichen Bericht, der Ihnen über die Plattform in Ihrer Verwaltungsoberfläche zur Verfügung gestellt wird.
Herzlichen Glückwunsch!
Bei guten Ergebnissen, in allen drei Befragungen, erhält Ihre Einrichtung das TopKita Zertifikat. Dieses ist ein Jahr gültig. Auf Wunsch können Sie die Ergebnisse veröffentlichen. Die Konditionen zum Erhalt des Zertifikats können Sie hier nachlesen.
Wie geht es weiter?
Das Überwachungs-Audit im Folgejahr
Vergleichen Sie alle verfügbaren Befragungsarten miteinander und wählen Sie bis hin zur Frageebene, in welcher Tiefe Sie die drei möglichen Perspektiven grafisch dargestellt bekommen möchten.
Vorbereitung Überwachungs-Audit
- Buchen Sie Ihr Überwachungs-Audit über die Plattform oder kontaktieren Sie uns per E-Mail. In der Regel benötigen Kitas und Auditoren drei Monate Vorlaufzeit.
- Wir übersenden Ihnen eine Word-Vorlage zur Dokumentation Ihrer Arbeit im vergangenen Jahr.
- Wählen Sie drei Themen aus, die Sie bis zum Überwachungsaudit im Folgejahr weiterentwickeln wollen.
- Stellen Sie die aktuellen Herausforderungen in den drei Themengebieten dar.
- Definieren Sie Maßnahmen und Ziele für die Qualitätsentwicklung.
- Dokumentieren Sie die Maßnahmen und deren Zielerreichung. Am wirkungsvollsten stellen Sie diese zusammen mit einer internen Bewertung der Zielerreichung sowie einer internen Einschätzung der positiven Wirkung in Bezug auf die Ausgangsthematik dar. Belegen Sie die Veränderung mit aussagekräftigen Fotos.
- Führen Sie vor dem Audit-Termin eine neue Selbstevaluation durch.
- Starten Sie vor dem Audit-Termin eine neue Elternbefragung.
Ablauf Überwachungs-Audit
Zum vereinbarten Termin übermitteln Sie die oben beschriebenen Dokumente an den oder die Ihnen zugeteilte Auditor*in. Üblicherweise wird dies der oder die hauptverantwortliche Auditor*in des Zertifizierungs-Audits des Vorjahres sein. Der oder die Auditor*in überprüft den Fortschritt und die Zielerreichung Ihrer definierten Themenfelder und Maßnahmen und beurteilt anhand der Dokumente Ihre Qualitätsentwicklung im vergangenen Jahr.
Zertifizierung des Überwachungs-Audits
Bei positiver Dokumentenprüfung verlängert sich die Zertifizierung der Kita um ein weiteres Jahr.
Was kommt danach, wie geht es weiter?
Im dritten Jahr startet der Qualitäts-Zyklus von vorne und Sie vereinbaren wieder einen Termin für ein neues Zertifizierungs-Audit.
Bei guten Ergebnissen erhält die Kita das TopKita Zertifikat
Kriterien für das TopKita Zertifikat
Blauer Stern in der Kita-Finder Ergebnisliste
TopKita Siegel in der Kita-Detailseite
Führen Sie vorbereitend eine TopKita Elternbefragung und die TopKita Selbstevaluation durch (beides kostenlos in der Basisversion). Buchen Sie anschließend das Audit (Preise s. u.). Liegen Ihre Ergebnisse über den Anforderungen, erhalten Sie das Zertifikat:
- Audit-Gesamtdurchschnitt von mind. 3,5 Sternen.
- Kein Audit-Bereich darf unter 3,0 Sternen liegen.
- Abgeschlossene Selbstevaluation, nicht älter als 12 Monate.
- Elternbefragung-Gesamtdurchschnitt von mind. 3,5 Sternen, nicht älter als 12 Monate.
Wo sieht man das Zertifikat meiner Kita?
Der Erhalt des Zertifikats wird in Form eines kleinen blauen Sterns und eines etwas größeren blauen TopKita Siegels auf dem Portal automatisch veröffentlicht, sofern Sie die Kriterien erfüllen.
Jeder Besucher des Portals wird bei der Kita-Suche den kleinen blauen Stern bemerken oder das etwas größere TopKita Siegel auf der Kita-Detailseite sehen.
Außerdem senden wir Ihnen postalisch ein Zertifikat in Papierform zu, welches Sie an geeigneter Stelle in Ihrer Kita aufhängen können.
Wie lange gilt das Zertifikat und wie kann ich es verlängern?
Das TopKita Zertifikat ist ein Jahr gültig. Ab Erhalt erscheint es automatisch auf dem Portal in der Kita-Suche (blauer Stern) und auf der Kita-Detailseite (TopKita Siegel).
Durch das Überwachungsaudit kann das Zertifikat um ein Jahr verlängert werden. Voraussetzung ist auch hier eine erfolgte Elternbefragung und eine aktuelle Selbstevaluation. Führen Sie die Befragungen durch und buchen Sie anschließend das Überwachungsaudit per E-Mail an kontakt@topkita.de.
